バーチャルオフィスとは？
バーチャルオフィスでは、実際には存在しない空間をオフィスと見立てることで、郵便物の受け取りや法人登記、電話番号の利用など、オフィスの一部の機能が利用できます。
昨今はリモートワークの増加により、オフィスではなく自宅やカフェで働く方が増えているため、作業場としてのオフィスが必要かどうか、今一度見直されている傾向があります。
とは言え、オフィスがないと仕事上不便なことも多々あるものです。
そのため、オフィスの機能だけを備えたバーチャルオフィスが人気を集めています。
バーチャルオフィスは作業場としてのオフィスではありません。
バーチャルオフィスとレンタルオフィスとの違い
物理的に作業スペースがあるかどうかがバーチャルオフィスとレンタルオフィスの違いです。
バーチャルオフィスは仮想空間にオフィスを構えるものです。
住所、電話番号、法人登記のみを利用する事業者からの需要があります。
レンタルオフィスも住所、電話番号、法人登記のみを利用できますが、レンタルオフィスは作業するスペースがあるオフィスです。
バーチャルオフィスのサービスや機能
バーチャルオフィスはバーチャル空間にオフィスをかまえるだけでなく、いくつかのサービスや機能を使えます。
郵便物を受け取って転送する
会社（事業所）宛に届く郵便物を受け取り、転送してくれます。
バーチャルオフィスの中には転送は出来ないところもあるため、転送してほしい人はチェックが必要です。
また、本人限定郵便や食品など、受け取れないものもあります。
電話番号やFAX番号を利用できる
電話転送サービス・電話秘書代行サービス・FAX転送サービスを提供しているバーチャルオフィスがあります。
電話番号を貸して、自分の自宅などへ転送をします。
転送は自動転送になるか、オペレーターが行うかになります。
会議室を利用可能
利用料は無料のところも有料のところもありますが、多くのバーチャルオフィスが会議室を備えています。
ただし、予約でいっぱいで借りられないこともあります。
バーチャルオフィスのメリットとデメリット
バーチャルオフィスを利用したい人は、まずメリットとデメリットに注目しましょう。
バーチャルオフィスの利用には、メリットとデメリットがあります。
バーチャルオフィスのメリット
バーチャルオフィスは自分でオフィスをかまえるよりもメリットがあると考えられます。
コストの削減ができる
事務所を賃貸する際、コストが高くなります。
イニシャルコストは敷金・礼金が賃料の数ヶ月分、保証金は半年から1年分となります。
しかし、バーチャルオフィスならば敷金や礼金がありません。
事務所のランニングコストも、賃貸オフィスよりバーチャルオフィスが安くなります。
都心の一等地を会社の住所にすることが可能
都心の一等地を利用できることはバーチャルオフィスのメリットの一つです。
設立したばかりの会社や売上規模が小さい会社でも、一等地の住所で名刺やホームページに記載することが可能になります。
取引相手の印象も、自宅のある住宅地よりも都心の住所の方が良くなるでしょう。
必要な時だけサービスなどを受けられる
オフィスによっては、郵便物転送や電話転送サービスなど事務代行サービス、オフィス・会議室・テレビ会議室を使えます。
必要なとき必要なだけこういったオフィス機能を使えて、使った分だけ経費がかかります。
バーチャルオフィスのデメリット
バーチャルオフィスにはデメリットもあります。
デメリットをしっかりと把握した上で利用することが望ましいでしょう。
他の人と事務所の住所が被ることがある
中には複数の利用者が同じ住所を借りて会社の住所として利用していることがあります。
その場合、顧客が住所をネットで検索したとき、複数の会社が検索結果として表示されます。
検索した住所にいろいろな会社があると、顧客に不信感を抱かれるかもしれません。
事務所要件が含まれる許認可が取れない
バーチャルオフィスでは特定の許認可が必要な業種で開業するとき、許認可が取れないことがあります。
以下の職業では許認可が難しくなります。
- 弁護士・税理士・司法書士など（中小企業診断士・弁理士・会計士・社会保険労務士は可能）
- 有料職業紹介業
- 宅地建物取引業
緩和されたことが大々的に周知されないということが多いですが、許認可の要件が緩和されたこともあります。
緩和されたか、その動向に常に気を配って、バーチャルオフィスでも開業ができるようになったら行動できるよう準備しておきましょう。
バーチャルオフィス利用が向いている人
バーチャルオフィスにはメリットとデメリットがありますが、デメリットが気にならない人やメリットが大きい人もいます。
こういったデメリットが気にならない人やメリットが大きい人にバーチャルオフィスを使ってほしいです。
安価に独立起業したい人
バーチャルオフィスはあまりコストをかけずに開設できます。
そのため、コストを省いて起業したい人に向いています。
また、一人で独立するときにもバーチャルオフィスは良いでしょう。
複数人で会社を立ち上げる場合、バーチャルオフィスではなく貸し事務所を借りる方が良くなってしまいます。
作業スペースを法人登記できない人
日ごろから仕事をする作業スペースが自宅だったり、クライアント先だった場合、法人登記する際の住所をどうするか困ります。
このような場合、バーチャルオフィスを活用するのが良いでしょう。
作業スペースはいらないため、レンタルオフィスやコワーキングスペースのようなものは必要ありません。
