転職・就活

退職までの流れを解説!円満退社に必要な手続きと準備

転職や独立などで、会社を辞める際には、退職手続きや退職準備が必要です。

退職の時に必要となる準備や手続きはたくさんあり、煩雑になりやすいため、計画的に進めましょう。

退職を決めた日から退職日まで、段階的に必要な代謝手続きと準備を紹介します。

退職手続きは退職日までに完了させよう

退職は、本人にとっては新しいステージへの輝かしい一歩かもしれませんが、会社にとってはマイナスであり、迷惑に思うことも多いものです。

また、人事や総務などでは余計な手続きの手間がかかる面倒なことかもしれません。

そのため、出来る限りスムーズに進むように、時間に余裕をもって行うことが必要です。

退職日までに完ぺきに手続きや準備がすべて完了しているように、早め早めの行動を心がけましょう。

提出する書類や返却する物品は最終日までに会社に渡し、最後の挨拶をして会社を去るのが理想です。

有給休暇を消化してから退職する場合は例外

基本は退職日までにすべての手続きを完了することが必要です。

しかし、退職前に有給休暇を消化したい場合には、少し事情が違うこともあります。

退職日を有給休暇で過ごす場合、最終日まで使える健康保険証などは退職日に返却しましょう。

退職日に会社にいないからといって、保険証などを返却してしまうと休暇中に病気やケガをしたら困ります。

そのため、休暇に入る時も返却せず、退職日に郵送などで返すのがおすすめです。

次の仕事が決まっている人は入社準備も並行

転職先が決まっている場合には、退職後に待っている入社の準備も整えておきたいものです。

新しい社員証などに使う写真の撮影や提出書類の作成など、並行して進めておきましょう。

ただし、今の職場には迷惑をかけないように。

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退職2カ月~1カ月前に必要な準備

退職を決めたら、すぐに辞めていいわけではありません。

会社の規則にもよりますが、1ヶ月前までに退職の意思を伝え、退職準備に入るのが一般的です。

退職の意思表示

退職を決めたら、まずは会社に退職の意思を示します。

といっても、いきなり社長などに話すのではなく、直属の上司に伝えるのがマナーです。

また、同僚などに気安く退職のことを話すのもいけません。

自分の口以外から上司の耳に退職の意思が伝わると人間関係のトラブルの元になります。

上司に伝える際には、

  • あらためて時間を取ってもらって
  • 同僚などに聞かれない状況で
  • 退職の意思をはっきりと

伝えることが大切です。

退職日の調整

退職日は、会社(上司)の意向も踏まえて、ゆとりをもって決めましょう。

一般的には、就業規則で「退職は1ヶ月前までに申し出る」などと決まっていることが多いものです。

それも踏まえて、引き継ぎなどの必要なことを終えられる十分な期間をとって退職日を調整します。

転職先が決まっている人は入社日の問題もありますが、これまでお世話になった会社に誠意を見せるためにも、自分勝手に退社日を決めるのはNGです。

民法上は、最短で2週間前に退職届を出せばいいことになっています。

しかし、退職準備の都合を考えると1ヶ月程度ゆとりをもって伝えたいものです。

また、報酬制度によってはそれ以上前に申し出なければいけないこともあります。

退職1カ月~3日前に必要な準備と手続き

退職まで1ヶ月を切ると、いよいよ退職手続きも本格的に必要となってきます。

退職願の提出

一般的には、退職日の1カ月前までに退職願を作成し、提出します。

所定の用紙が決まっている場合にはそれを使用し、ない場合には白い縦書き便せんに黒インクで書きましょう。

会社が退職を認めない場合には「退職届」を

退職届は退職する旨を届け出るもの、退職願はあくまでも「お願い」ベースです。

普通なら、退職願でも問題ありませんが、会社がブラック企業で退職の意思を受け入れない場合などには、退職届を出しましょう。

期間の定めのない正社員の場合、民法上で退職届から2週間で辞められると決まっています。

退職願受理を転職先に報告

転職先が決まっている場合には、退職願いが受理されたことを報告しておきましょう。

転職エージェントなどを使っている場合には、エージェントの担当者に伝えます。

業務の引継ぎ

退職を伝えたら、いち早く業務の引継ぎを行います。

業務の引き継ぎは、自分が退職するために行うものなので、誠心誠意行いましょう。

資料の作成

資料を作成しておくと、担当者が後で見直しやすく、自分がいなくなった後もスムーズに仕事を続けられます。

主に必要なのは以下の情報です。

  • 仕事の流れ(年次、月次、デイリー)
  • 現在の進捗(業務ごと、顧客ごとなど)
  • 顧客リスト(進捗、話した内容、先方の担当者の人柄なども)

引継ぎスケジュール作成

業務の引き継ぎは、あらかじめスケジュールを立てて、計画的に行います。

退職日の数日前までに一通り終えられるように設定しましょう。

退職日に必要な準備

退職日には、会社と別れる準備を全て終える必要があります。

支給品等の返却

  • 健康保険証(健康保険被保険者証)
  • 社員証(身分証明証)
  • キー類(カードキー、ロッカーの鍵)
  • 社員章
  • 名刺
  • 制服・作業服・作業靴
  • 支給されたもの一式
  • 通勤定期券(当日まで精算)

会社の業務に関係する書類やデータは、自分で作成したものまで含めて返却します。

退職手続きに必要な書類の受領

会社で発行、もしくは預かっていた書類などを受け取ります。

次の会社やハローワークなどの手続きで必要となる書類です。

雇用保険被保険者証 次の勤務先へ提出
年金手帳 次の勤務先へ提出
源泉徴収票 次の勤務先へ提出
離職票 次の勤務先が決まっていない場合ハローワークへ提出
被保険者資格喪失証明書 次の勤務先が決まっていない場合ハローワークへ提出

経費の精算

会社によっては、交通費などを立て替えや前払いで後日精算する場合もあります。

その場合には、業務が完了した時点で最後の精算が必要です。

挨拶状の送付

今まで伝えていなかった取引先や顧客などにもお知らせをしましょう。

事前に後任者とともに、あいさつ回りをする場合もあります。

また、会社によっては退職したことを隠してほしいといった要望が出ることもあるため、それに従います。

立つ鳥跡を濁さずに円満退職を目指す

転職などが決まり、会社に退職の報告が済むと気が緩みそうですが、最後まで気を抜かずに円満退社を目指しましょう。

社員の退職は、会社にとっては貴重な戦力を失う損失です。

上司や同僚なども置いて行かれるような寂しさや口惜しさなどを感じているかも知れません。

定年以外の退職は、見送る方も複雑な気持ちを持つことも多いため、せめて迷惑をかけないように準備を進めることが大切です。

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